Select-IT
Hét software selectiebureau voor
de verzekerings- en pensioensector
We staan u objectief bij, in tijden dat IT leveranciers uw aandacht proberen te trekken met commerciële beloftes. Samen selecteren we het best passende backoffice systeem voor uw organisatie
Objectief
Op rationeel onderbouwde wijze ondersteunen we u in de zoektocht naar een leverancier voor uw core systeem. Hierbij houden we ook rekening met zaken die niet meetbaar zijn, zoals overeenkomstige waardes
Standaard
We hanteren een standaard werkwijze voor het opstellen van requirements die gebruikt worden in RFI's en RFP's in de verzekerings- en pensioenbranche.
Ervaring
We hebben ruim 15 jaar ervaring met selecties en implementaties. Hierdoor hebben we veel inhoudelijke kennis van software en leveranciers in onze branche
Onpartijdig
We kennen de software, ontwikkelingen en de way of working van de leveranciers in onze branche door en door. Zonder waardeoordeel gebruiken we deze kennis om u, als onze klant, bij te staan
Wie we zijn
Jarenlange ervaring
met IT selecties en implementaties
Uit ervaring weten we dat leveranciers van backoffice systemen alles uit de kast halen om een contract met een verzekerings- of pensioenorganisatie binnen te halen. Het belang van de leverancier wordt nogal eens boven uw belang gezet. Tijdens implementaties hebben we ook ervaren dat het getekende contract vaak geen soelaas biedt tijdens discussies over cruciale details.
Net als een aankoopmakelaar in de onroerend goed branche, adviseren we u bij de selectie van een nieuw core systeem. Uiteraard bepaalt u zelf welke leverancier u daadwerkelijk selecteert. We kunnen u vervolgens ook ondersteunen in de contracting en implementatie fase.
Hoe we werken
Onze werkwijze
Doorgaans pakken we een selectieproces als volgt aan:
Inventariseren wensen en IT-architectuurprincipes
We inventariseren bij de opdrachtgever en de betrokken IT architecten, hoe de huidige en de gewenste situatie van het systeemlandschap is. Dit doen we in meerdere gesprekken met zowel de opdrachtgever (MT of Board) als de enterprise en betrokken domein architecten.
Formuleren requirements
We ondersteunen u bij het verzamelen van requirements, Zie hieronder voor meer details over onze gestandaardiseerde werkwijze voor het opstellen van requirements.
Opstellen en versturen RFI en RFP
Vanuit onze ervaring en op basis van desk research, hanteren we een long-list aan potentieel geschikte IT-leveranciers,. In overleg versturen we eerst een RFI (Request for Information) naar de leveranciers op de long-list, of direct een RFP (Request for Proposal) naar een selectie van de potentiële leveranciers. Hieronder leest u meer over het verschil tussen de RFI en RFP.
Inhoudelijke beoordeling leveranciers
Op systematische wijze, scoren we de antwoorden die de leveranciers hebben gegeven op de gedetailleerde requirements. Per onderwerp kunnen we hierdoor aangeven wat volgens de requirements de beste leverancier is.
Bij het beantwoorden van het RFP, geven leveranciers graag een demonstratie van hun software oplossing. Uiteraard beoordelen we ook deze demonstraties.
Daarnaast zetten we de diverse (prijs)voorstellen van de leveranciers zo uiteen, dat ze gemakkelijk vergelijkbaar zijn over bijvoorbeeld 5 of 7 jaar.
Advies
In ons adviesrapport houden we uiteraard rekening met de feitelijke scores van de leveranciers op de requirements. En we houden rekening met de eenmalige (implementatie) kosten en de jaarlijks terugkomende (run)kosten van de leveranciers.
In ons uiteindelijke advies, houden we ook rekening met zaken die minder meetbaar zijn. Zoals overeenkomende normen en waarden en het type samenwerking waar u en de potentiële leverancier elkaar in kunnen vinden (klant/leverancier of liever een partnership).
Na een continue dialoog, brengen we vervolgens een gefundeerd advies uit.
Wat we bieden
Altijd een objectief en persoonlijk advies
Inventarisatie
Uiteraard starten we iedere selectie met een inventarisatie van de gewenste software oplossing. Hierbij komen basale uitgangspunten aan bod:
- Wat is het doel van het aanschaffen van nieuwe software
- Wat is het beschikbare budget
- Wat zijn de architectuur principes
- Welke producten worden in de nieuwe backoffice geadministreerd
- Hoe om te gaan met de portalen en front-end
- Hoe om te gaan met andere applicaties in het systeemlandschap, zoals CRM, DMS, grootboek en databases
- Hoe om te gaan met meertaligheid / multi currency
- Wat is de gewenste implementatiemethode en implementatieperiode
Requirements
We kunnen putten uit een database met honderden requirements die eerder door concullega’s zijn gebruikt in RFI’s en RFP’s ten behoeve van een nieuw core-systeem. Samen met uw interne key users selecteren we hieruit de requirements die passen bij uw organisatie. Daarbij vullen we deze aan met specifiek voor uw organisatie op maat gemaakte requirements.
Op hoofdlijnen onderscheiden we deze typen requirements:
- Architectuur (inclusief integraties en modulariteit)
- Functioneel (producten & processen)
- Non-functioneel (o.a. security, efficiency, betrouwbaarheid en onderhoudbaarheid)
RFI en/of RFP
Vaak versturen we eerst een verzoek tot informatie, ook wel RFI genoemd, naar de leveranciers op de long-list. In de RfI wordt gevraagd of de leverancier kan voldoen aan de belangrijkste requirements. Op basis van de reacties op de RFI, bepalen we samen welke leveranciers op de short list komen en van wie we graag een voorstel (RFP) willen ontvangen.
Soms is de long-list zeer kort of kunnen we op basis van requirements al een deel van de leveranciers op de long-list elimineren. In dat geval versturen we direct een RFP naar de leveranciers op de short list. In de RFP vragen we in hoeverre de leverancier kan voldoen aan de gedetailleerde requirements en wat hun commercieel voorstel is.
Overige diensten
Wat we nog meer doen
Dienstverlening na selectie
Heeft u eenmaal een nieuw core-systeem geselecteerd? Dan start een spannende nieuwe fase met het maken van afspraken en vastleggen in een contract met de beoogde leverancier. Dit wordt ook wel contracting genoemd.
En eenmaal een getekend contract? Dan gaat u samen met de leverancier starten met de implementatie.
Contracting
The devil is in de details! Pensioen- en verzekeringsbedrijven laten hun belangen, in de contracting fase, vaak behartigen door de eigen inkoop / juridische en/of procurement afdeling.
Echter met onze jarenlange ervaring hebben we te vaak gezien dat de interne afdelingen bepaalde cruciale details over het hoofd zien, waardoor deze niet benoemd worden in het contract. Alles wat niet benoemd wordt in een contract, hoeft de leverancier niet te leveren, wat tot vervelende discussies kan leiden in de implementatiefase.
Houdt er rekening mee, dat uw interne organisatie waarschijnlijk eens in de 7 á 10 jaar een nieuw core-administratiepakket aanschaft. De leveranciers in deze business, verkopen doorgaans enkele keren per jaar een nieuwe core-applicatie. Zij hebben dus veel meer ervaring met het afsluiten van contracten. En logischerwijs hebben zij hierbij andere belangen.
Om uw belangen goed te behartigen in de contracting fase, kunnen we u doorverwijzen naar gespecialiseerde contractmanagers. Deze contractmanagers hebben veel ervaring met het aankopen van core-systemen in de financiële wereld en zetten uw belangen voorop. Namens u, voeren zij de onderhandelingen met de leverancier en contacteren eventueel gespecialiseerde juridische hulp.
Uiteraard brengt de contractmanager hier kosten bij u voor in rekening. Maar zeg nu zelf; op de aanschaf van een core-systeem waarbij u de komende jaren honderduizenden tot miljoenen euro's aan gaat betalen, bezuinigt u liever niet op de verkeerde zaken.
Implementatie
Al in de selectie houden we rekening met de gewenste implementatiemethodiek en implementatieperiode. Maar ook de leverancier heeft goede ervaringen opgedaan met bepaalde implementatiemethodes. In de contracting fase wordt de implementatiemethodiek nogmaals goed met elkaar doorgesproken.
Iedere implementatiemethodiek heeft zijn eigen voor- en nadelen. Bekende implementatiemethodieken zijn:
- 'Big bang' (alles producten en applicaties in 1 weekend over naar het nieuwe core-systeem)
- Starten met een Green field voor nieuwe polissen, productinrichting en migratie tbv bestaande polissen volgt later
- Product voor product
- Applicatie voor applicatie
Ook tijdens de implementatie kunnen we u van dienst zijn. Zowel in een adviserende rol, als in het leveren van 'hands-on'. implementatie consultants. Hierover gaan we graag met u in gesprek.
